Kỷ yếu là gì?

“kỷ yếu” là 1 ấn phẩm được đặt tên cho tập tài liệu ghi lại quá trình hình thành và phát triển của một cơ quan, tổ chức xã hội, các đơn vị hay tập thể của trường và lớp ….

Kỷ yếu để làm gì?

Với ý nghĩa như trên, kỷ yếu đương nhiên là tài liệu tóm lược lại quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức, nhỏ hơn là một khóa học hoặc một cuộc hội thảo. Tuy nhiên, đây cũng là một tài liệu mang tính quảng bá cho cơ quan, tổ chức và góp phần nâng cao cảm nhận tốt, đẹp của cán bộ, nhân viên và học sinh – sinh viên về nhà trường đó.

Kỷ yếu gồm những gì?

Kỷ yếu thường được viết với ngôn ngữ chân thành, tự nhiên, dí dỏm và thường kèm nhiều hình ảnh minh họa. Nội dung kỷ yếu thường đi theo những phần chính sau:

Phần lịch sử: Phần này trình bày các giai đoạn từ khi hình thành, sự thay đổi qua các thời kỳ gồm: tên gọi, đơn vị chủ quản, quyết định, thủ trưởng (hiệu trưởng/giám đốc/trưởng khoa,…), quy mô, kết quả hoạt động, các hình ảnh về cơ quan, tổ chức, nhà trường, những thành tích nổi bật (hoạt động nổi bật, các nhân, tập thể xuất sắc). Có trường (như ĐH SPKT TP. HCM) trình bày riêng lịch sử của nhà trường, lịch sử đảng bộ trường, lịch sử công đoàn, đoàn thanh niên, hội sinh viên, hội cựu chiến binh.
Phần lịch sử các đơn vị trực thuộc: Phần này trình bày lịch sử hình thành và quá trình phát triển của từng đơn vị trong cơ quan, tổ chức (các khoa, phòng, trung tâm,…) gồm: tên gọi, chức năng nhiệm vụ, thủ trưởng, cán bộ nhân viên…

Ngoài hai phần trên, một số trường còn có phần các bài viết của một số cán bộ trong cơ quan, tổ chức về thành tích, các hoạt động nổi bật, định hướng phát triển,… của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị trong cơ quan, tổ chức.

Tổ chức soạn kỷ yếu như thế nào?

Quá trình biên soạn kỷ yếu có thể tóm lược thành 4 bước:

1/ Thu thập thông tin

2/ Tổ chức biên soạn

3/ Trình bày, in ấn

4/ Phát hành

Công việc đầu tiên và khó khăn nhất là “thu thập thông tin” để làm nội dung cho kỷ yếu. Bởi lẽ, trong quá trình phát triển không phải cơ quan, tổ chức nào cũng lưu trữ được tất cả thông tin cần thiết cho kỷ yếu. Quá trình thu thập thông tin cần tổ chức sao để có thể huy động được nguồn tư liệu từ các cựu cán bộ, giáo viên và các cựu học sinh của Trường – đây là nguồn tư liệu quý làm cho kỷ yếu sinh động, không khô khan. Loại tư liệu chủ yếu là hình ảnh, phim, logo, kỷ yếu của các lớp đã ra trường, họ tên, thông tin , thành tích – danh hiệu của những cá nhân xuất sắc,…

Việc biên soạn cũng cần được tổ chức chặt chẽ, cần thống nhất về văn phong và kiểm duyệt chặt chẽ nội dung nhằm tránh các thông tin không thống nhất vì thông tin thu thập được có thể từ nhiều nguồn khác biệt. Bản thảo có thể được gửi tới một số cựu cán bộ, nhân viên và cựu học sinh để thu thập thêm ý kiến.

Rõ ràng trong bất kỳ tài liệu gì, những đoạn chữ dài dằng dặc luôn luôn là cái mà chúng ta không muốn. Việc trình bày khúc chiết kèm thêm các hình ảnh, sơ đồ giúp người đọc nắm bắt thông tin nhanh hơn.

Cuối cùng là phát hành kỷ yếu: Có hai hình thức phát hành thông dụng hiện nay là bản giấy và bản điện tử. Có lẽ nên phát hành bằng cả hai hình nhằm đến được với toàn thể cựu học sinh, cán bộ, nhân viên.